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【子サポ通信 vol.11】パルソフトウェアサービス様「時間管理システム」で残業削減!

2011/12/06 (Tue) 09:00

XXXX
XXXX 様

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 パルソフトウェアサービス様「時間管理システム」で残業削減!
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【 子サポ通信 vol.11 】 2011年12月6日(火) 配信

このメルマガは、えひめ子育て応援企業様および、
両立支援に関心のある企業様に、定期的に配信させて頂いています。
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えひめ子育て応援企業は、294社(平成23年12月2日現在)です。

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◆メニュー
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◆パルソフトウェアサービス様「時間管理システム」で残業削減!

◆第2回えひめ子育て応援企業セミナー 開催!(分科会)

◆編集後記

◆リンク


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◆パルソフトウェアサービス様「時間管理システム」で残業削減!
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残業削減といえば、「ノー残業デー」を実施している企業様も多い
と思いますが、

「残業を減らすために時間管理システムを導入し、成果が出ている。」
という情報を聞き、さっそく取材に行ってきました!

玄関には、笑顔の社員さん達の写真がたくさん並んでいます。
一体、どんな会社なのでしょうか?

お話をお伺いしたのは、株式会社パルソフトウェアサービス(松山市)の
代表取締役 高市眞一様と、サービス部インストラクターチーム 木原希様。
穏やかな笑顔が印象的な高市社長と、育児休業中の先輩から引継ぎ、
リーダーを務める26歳のキュートな木原さんです。
(↑これを「ドミノ人事」と言います。)

時間管理システムを導入・実践したのは、木原さんが所属する
サービス部インストラクターチームの3名。
業務パッケージの指導・サポートや、IT教室の講師をされています。

「時間管理システム」といっても、実はExcelで自主作成。
(さすが本業ですね!)

平成22年6月から、フリーソフト“LapTime”を使い、それぞれの業務に
かかった時間を計り、シートにデータを記録していきました。
まずは「予定時間を決める」「計る」「記録する」という習慣づけです。
(この習慣づけが実は難しい!)

そして、平成23年4月から分析開始。このデータをどう活用するか。
チームメンバー3名の記入方法を統一し、案件毎にまとめ、
ピポットテーブルを作成し、グラフ化。
これにより、案件毎にかかった時間、それに対する人件費を算出し、
処理時間と発生した残業代が、個人の能力にあったものか見直しました。

1つの案件にかかる時間は、
 Aさん⇒2時間 Bさん⇒3時間
といったように、個人のスキルにより処理時間は異なります。
個々のスキルに対応したスケジュールを組み、時間内で業務を遂行。
しかし、顧客からの電話対応など、急に発生する用件もあります。
それにより計画時間内で業務が遂行できなかった場合は、正当。
別件がなく、ただ、時間内に遂行できなかった場合は、指導。
これを繰り返し、部署全員のレベルを上げていく。
部下の時間管理や指導は、すべてリーダーが行います。

この管理・指導に「時間管理システム」は大いに役立っています。
また、メンバーも時間を計ることで、常に時間を意識することができ、
時間を「見える化」することで、効率アップにつながっています。

記入方法を統一後、さらに時間管理システムによる徹底管理を行い、

☆平成23年6月~9月の3ヶ月間、3名で、なんと85時間の削減!☆
(昨年同月比、もちろん売上は落ちていません!)
1人当たり平均9.4時間/月が削減されました。

会社の経営のためにも、個人が“ライフ”でのゆとりを持つためにも、
早速、他の部署で実施するそうです。
(1部門での成功事例をもとに、他部門でも実施していくことは、
 取組みを推進する上で有効な手法です。)

「木原は若いし、ほとんど年上の社員だから、意見を言うのも、
 管理や指導をするのもかなり大変だろう。」
と高市社長。しかし、
「木原は逸材。会社・自身の成長のために、厳しいかもしれないが
 頑張ってもらうしかない。木原の替わりはいない!!」

高市社長が社員を信頼し、その想いを直接言葉で伝えることは、
社員のモチベーションアップにもなり、
それは、高市社長が慕われる秘訣でもあるのでしょう。

高市社長の熱い言葉は続きます。
「世の中は、ものすごい勢いで変化している。
 企業は経営統合・合併を行い、より巨大化し世界へ向かっている。
 それにより下請や、その下請は不要になってしまうだろう。
 強者は発展し、弱者は滅びる。
 1年で目まぐるしく変化する日本の経済に危機感を持ち、
 まずは自分たちのレベルを上げ、時代を見越し、他と違う事をして
 残っていかないといけない。」

同社は、社員の教育やコミュニケーションはもちろん、育児休業なども
取得しやすい環境が整っています。
その中で次々と業務改善に取組み、厳しい中で「自己責任」を持ち
スキルアップする。
「温かさ」と「厳しさ」の両方を備え、日々の努力の積み重ねが、
会社を発展させるのでしょう。

この「時間管理システム」は現在バージョンアップ中だそうです。
「是非パッケージ化して販売して下さい!」
とお願いしました。

株式会社パルソフトウェアサービス
http://www.palsoft.co.jp/

(サポーター 大森美沙)


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◆第2回えひめ子育て応援企業セミナー 開催!(分科会)
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平成23年11月10日・18日に開催しました、

第2回えひめ子育て応援企業セミナー
『事例から学ぶ!両立支援のススメ!』~元気な企業には理由がある~

前回の事例発表の報告に続き、今回は分科会のご報告をします。

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◇◇ 両立支援制度の周知と目的 ◇◇ 11月10日・18日

講師:堀田真奈様(NPO法人ワークライフ・コラボ代表理事)

まず、「両立支援とは何?」と、再確認から始まりました。
両立支援とは、主に子育てや介護をしている従業員(もちろん男女共に)が
働き続けやすい職場環境づくり・支援をすることです。

しかし、なぜ両立支援に取組むのか、目的や課題が明確でない場合が
あります。そこで、もう一度目的の明確化をしました。
・会社が生き残るため
・長く働き続ける、働き続けてもらうため
・他社も取組み始めているので・・
・従業員の心の安定のため

次に、課題を明確化するために、両立支援をしない・していないことで
起こる弊害について考えました。
・従業員のモチベーション低下⇒生産性・品質の低下
・離職率増加⇒採用コスト・教育コスト増加
・若い世代が減っているので採用しにくい
・技能・知識を蓄積した従業員がライバル企業へ流出する

そして、両立支援に取組んだことによる未来像(到達点)は・・。
・生産性がアップする
・良い人材の確保・定着
・従業員のキャリア形成が可能
・労働時間の適正化
・会社のイメージアップ

では、両立支援制度をどう周知すればよいでしょうか。
・単に制度だけでなく、目的も伝える
(こうなりたいから、こうします!と、想いを込めて)
・出来るだけ具体的に(数値的なもの等)
・直接伝える⇒パンフレット配布・ITの利用
(掲示板に貼りました、では不十分)
・伝え続ける(1回では伝わりません、会社の本気度を見せましょう)

※参加者それぞれの実情・立場から、課題・目的・未来像について考え、
両立支援への第1ステップとしての“周知”を、改めて考え直すことが
できました。両立支援は、「目的」ではなく「手段」です。


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◇◇ 男性の休暇取得について ◇◇ 11月10日

講師:米子真理様(社会保険労務士)

最初に講師から、こんな質問がありました。
「貴社は今、どのタイプですか?」
1.取らぬなら、取るまで待とう、オトコの休暇
2.取らぬなら、取らぬは当然、オトコの休暇
3.取らぬなら、取らせてみせよう、オトコの休暇

男性の休暇(育児休業だけではなく、年次有給休暇や配偶者出産時休暇・
子の看護休暇など全般)取得については、まだまだ本人も会社側も
積極的では無い場合も多いかと思います。

そんな中、男性の休暇取得のための3大ポイントは、
1.経営者のリーダーシップ
2.従業員の意識改革
3.キーマン(人事担当者)の信念と熱意!!
特に3が重要です。
社員を励ましながら、上司を口説き、社長を納得させる!

具体的には、以下のようになります。
1.周知・見える化(何度も繰り返す)
2.休暇に対する考え方を変え、仕事のやり方を見直す機会とする
 ⇒効率化・共有化
3.管理職研修により、現場からの周知と理解を促進
4.朝礼・社内報・労使協議会等を通じて定期的に報告

また、制度に工夫の余地は無いか検討してみましょう。
年次有給休暇であれば、
1.計画付与 *あらかじめ労使協定(届出不要)が必要
2.半日単位・時間単位での取得
3.ストック休暇→失効年次有給休暇の積立

※男性の育児休業については、まだまだ愛媛では発展途上ですが、
介護問題を含め、まずは年次有給休暇が取りやすい環境づくりを
目指しましょう。


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◇◇ 職場復帰しやすい環境づくり ◇◇ 11月10日

講師:薦田勉様(特定社会保険労務士)

“環境づくり”というと、会社側だけの問題に捉えられがちですが、
今回は、休業者側の意識ついても考えました。

現状、休業者に対して、「復帰してもすぐには仕事にならない」
「代替要員の方が仕事ができる」といった意見があります。

では、休業者の業務内容・スキルレベルはどうでしょうか?
1.長期休業者のスキルレベルの低下の可能性
 ⇒低下しないための方策を講じていますか?
2.代替要員が休業者よりもスキルレベルが高い場合
 ⇒復帰後の配属はどうしますか?
3.休業者が担当していた職務が、企業経営上の重要性が低い場合
 ⇒若い人(≒給与が安い)でもできるのでは?
4.休業開始時のスキルレベルが高かった場合、そうでなかった場合
 ⇒本当に復帰してほしい存在ですか?

職場復帰しやすくするためには、会社側の休業者に対する必要性と、
休業者自身の努力が必要です。
そこで、会社側としては、重要性が高い職務をあえてさせる。
休業者も、休業前からスキルアップする努力、休業中もスキルレベルを
保つ努力、復帰してほしいと思われる人材になるよう努力をする。
会社と休業者が両想いになることが重要です。

そのためには、以下の点に留意しましょう。
1.会社と従業員の意識改革
2.女性への間接差別解消
3.教育訓練のしくみづくり
4.キャリア開発と自己啓発の取組み
5.情報提供・コミュニケーション円滑化のための工夫

※少し違った切り口からの説明は、大変参考になりました。
田中技研様の事例発表にあった、休業中も定期的に会社に顔を出して
もらうことは、会社と休業者のつながりを保ちやすく、取り入れたい
という意見が多数ありました。


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◇◇ 社内コミュニケーション・職場風土づくり ◇◇ 11月18日

講師:東矢憲二様(中小企業診断士)

最近「気づきの智慧」という本を出版された講師から、独自の視点での
アドバイスがありました。

元気な会社には、3つの要素があります。
1.敬愛の精神
 ⇒敬愛するのは顧客と従業員。想いは伝わり風土が出来てくる。
2.工夫と智慧
 ⇒「気づき」を直していく。物事の大小を問わず積み重ねていく。
3.感じる力
 ⇒まず感じて、次に考える。

参加者の方からは多数の発言がありました。
・いかに相手の立場になって考えることができるか、が大切。
・環境が整っていると努力や工夫をしなくなる。
 ⇒成功すると楽しい。全員に成功体験を。
・他の人が担当する業務に対する温度差がある。
 ⇒やりがいの共有が必要。
・話し合いの場を設ける。
 ⇒最初から否定しない。
・話し合いの際は必ずテーマを設け、話し始めやすいようにする。
・社長(上司)は、定期的に全員と面談し、公私の話に普段から耳を傾ける。
・女性が元気に発言できる会社は、発展する会社。

※コミュニケーションの基本は、やはり“言葉”です。
東矢先生の言葉をお借りすると、
「その人の心根が美しいと、その言葉は魂を持つことができる。」


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◇◇ 働き方の見直し・業務効率化 ◇◇ 11月18日

講師:向井重樹様(中小企業診断士)

社会が急速に変化する中、働き方や役割分担意識は変わらず、
仕事と生活の間で問題を抱える人が増加しています。
ワーク・ライフ・バランス実現、少子化対策・労働力確保のために、
働き方を見直し、生産性の向上や競争力の強化に結びつけるには
どうしたらいいか!
現在取組んでいる事、問題点を話し合いました。

・週1回ノー残業デーを実施していおり、勤務表に明記している。
・各部課長が、「早く帰るように」と声がけをすることが大切。
・まだ育児休業取得者はおらず、対応がわからない。
・人員を増やして残業を減らしたら、従業員の収入が減ってしまった。
・効率が上がる⇒残業が減る・人間的成長⇒もっと他の仕事が出来る
 ⇒会社が伸びる⇒給料が上がる、という考え方。
・会社が従業員のスキルアップ支援をする。←法人会PC講座受講
・専門分野の研修を定期的に実施。講師費用は会社負担。
・コミュニケーションが大切、食事会や家族を含めた社員旅行を実施。
・何か1つ、簡単な事を徹底的にする。継続させることが大切。
・クレド(経営理念)を毎日朝礼で唱和し、その後掃除。道具を磨いて心を磨く。
・明確なルールを作る。上から言うと命令になるので、リーダーを中心に
 考え、伝えるようにしている。

※働き方の見直し・業務効率化といっても内容は様々です。
取組み方は企業間で差がありますが、他社の活きた情報は参考になりました。


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◆編集後記
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各分科会は大変話が盛り上がり、時間が足りない程でした。
参加者の皆様から多数の事例・課題・取組内容などをお話し頂き、
ありがとうございました。

パルソフトウェア様の紹介で出てきた「ドミノ人事」については、
後日、ワーク・ライフ・バランス推進室で詳しくご紹介致します。

皆様からのご意見・ご感想をお待ちしております。
是非お寄せ下さいませ。

宛先はこちら↓
kosapo@csc-ehime.jp


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◆リンク
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◆子サポ通信 バックナンバー
https://s7.blayn.jp/bm/p/bn/list.php?i=ehimekosapo&no=all

◆えひめ子育て応援企業(愛媛県)
--仕事と生活の両立を応援します!Let's Work Life Balance--
http://www.pref.ehime.jp/h30500/kosodateouenkigyou/index.html

◆次世代育成支援対策推進センター(厚生労働大臣指定)
--一般事業主行動計画はおまかせ!--
http://csc-ehime.jp/ehimeho/jisedaisien_hojinkai.pdf

◆えひめ結婚支援センター(愛媛県受託事業)
--1対1のお見合い「愛結び」お引合せもスタート!--
http://www.msc-ehime.jp/index.html

◆えひめイクメン・カジメン研究所(愛媛県受託事業)
--イクメン・カジメンのネットワークを創ろう!--
http://www.ehime-ikumen.com/

◆えひめCO2削減エコ活動コーディネート事業(愛媛県受託事業)
--社員みんなでエコ活動!冬エコ始めます!--
http://ameblo.jp/ecokatsuehime/


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2011年12月6日(火) 配信

社団法人愛媛県法人会連合会
えひめ子育て応援企業認証サポート事業(愛媛県受託事業)

〒790-0067
愛媛県松山市大手町2-5-7 愛媛中小企業指導センター内
TEL:089-933-5596 FAX:089-947-4251
HP:http://csc-ehime.jp/ehimeho/
E-mail:kosapo@csc-ehime.jp
担当:山内恵子
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